С целью улучшения сервисного обслуживания плательщиков налогов ГФСУ разработан новый механизм обработки договоров/уведомлений о признании электронных документов с территориальными органами ГФС, который заработает с 25 ноября 2015 г.
Предлагаем ознакомиться с алгоритмами действий, которые теперь необходимо совершать налогоплательщику при продлении ЭЦП или их замене в связи с изменениями в составе ответственных лиц.
Предыдущие сертификаты еще действительны
Для продления действующих сертификатов Э
ЦП (или их замены в связи с изменением ответственных лиц, уполномоченных на подписание налоговых накладных) нужно зарегистрировать Уведомление о предоставлении информации по электронной цифровой подписи (далее - Уведомление). Его необходимо подавать согласно новому образцу, разработанному ГФС (код формы J1391102).
В Уведомление вносится информация о новых сертификатах руководителя/бухгалтера, после чего оно подписывается сертификатами, указанными в табличной части документа, и сертификатом руководителя предприятия, который на момент получения Уведомления уже обработан в системе подачи документов (в учетной системе ГФСУ – Налоговый блок) как действующий сертификат руководителя налогоплательщика – то есть действующим предыдущим сертификатом!
Для предприятий это значит, что необходимо заблаговременно начать процесс получения новых сертификатов, чтобы иметь возможность подписать Уведомление, пока у предыдущих сертификатов не закончился срок действия.
У предыдущих сертификатов закончился срок действия
В случае если у предыдущих сертификатов закончился срок действия, вступает в силу уже иной механизм.
Так, необходимо заново заключать Договор о признании электронных документов (далее - Договор). Тут стоит отметить, что ко всем стандартным проверкам добавились сопоставление руководителя, подписавшего новый Договор, с данными о руководителе из учетной системы ГФСУ – Налоговый блок. Системой осуществляется проверка на определение типов подписей сертификатов:
если тип подписи определен в сертификате, то система автоматически сопоставляет РНУКПН** руководителя из сертификата с РНУКПН руководителя с Налогового блока. В случае полного совпадения таких данных система формирует статус Договора «Принят». Плательщику формируется Квитанция № 2 о заключении Договора (фиксируется дата заключения Договора, равная дате формирования Квитанции №2);
если тип подписи определен в сертификате, но по результатам сопоставления системой установлено несоответствие РНУКПН руководителя из сертификата с РНУКПН руководителя с Налогового блока, автоматически формируется статус Договора «Отказ». Плательщику формируется Квитанция № 2 о непринятии Договора с указанием причины отказа***.
Если Договор подтвержден, то Квитанция № 2 и Договор направляются на два адреса:
е-mail, с которого получен Договор;
е-mail (при наличии), с которого получена последняя отчетность.
**РНУКПН – регистрационный номер учетной книги плательщика налогов
***Одной из причин отказа может быть ситуация, когда изменился директор/бухгалтер, а в ГФСУ не подано заявление по форме № 1-ОПП.
Для предприятия это значит, что в случае продления сроков действия сертификатов ЭЦП после даты их окончания процедура повторного заключения договора, в связи с дополнительными проверками, может занять больше времени (предварительно от 3 до 5 дней). Таким образом, деятельность предприятия в сфере электронного документооборота с государством и контрагентами будет заблокирована на период рассмотрения договора, что может повлечь за собой штрафы за несвоевременно поданную отчетность, регистрацию налоговых накладных и расчетов корректировки в соответствии с действующим законодательством.
Важно: Обращаем внимание плательщиков на данное изменение и рекомендуем не допускать истечения сроков действия сертификатов ответственных лиц, а заблаговременно заказать новые сертификаты. Таким образом вы избежите процедуры заключения нового Договора о признании электронных документов и, как следствие, возможного наложения штрафов на предприятие.