Основні організаційно-правові засади електронного документообігу (далі – ЕДО) та використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851).
ЕДО – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів (ст. 9 Закону № 851).
Якщо підприємство вводить ЕДО, потрібно:
- розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства. Зокрема, при складанні інструкції з діловодства керуйтесь положеннями Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5;
- обрати програмний продукт, який дозволить забезпечити на підприємстві ведення документообігу у електронній формі. Потрібно сказати, що на сьогодні є великий вибір даних програм. Але важливою умовою при виборі такої програми є можливість інтеграції цієї програми з іншими програмами, якими користується ваше підприємство, контрагенти та державні органи. Такою програмою є M.E.Doc. З її допомогою можна не тільки подавати звітність до контролюючих органів, а також обмінюватися договорами та всіма первинними документами з контрагентами у електронному вигляді. Також обмінюватись документами та подавати звітність в електронному вигляді можна за допомогою веб-сервісу СОТА;
- укласти договори на електронний обмін документами з контролюючими органами, іншими підприємствами (контрагентами);
- зафіксувати дату переходу на ЕДО у наказі по підприємству.